Автоматизация отдела продаж в Саранске: какая отчётность появляется у руководителя
В этой статье
Главный результат автоматизации виден не в интерфейсе, а в управленческом разговоре. Раньше он звучал так: «как дела с тем крупным клиентом» – «работаем, вроде движется». После настройки тот же разговор опирается на дату последнего контакта, этап, сумму и просроченную задачу. Ниже – набор показателей, которые получает руководитель, и решения, которые за каждым из них стоят.
От слов менеджера к проверяемому событию
Отчёт достоверен ровно настолько, насколько честно заполняется карточка сделки. Поэтому автоматизация воронки продаж начинается с описания этапов через факты: отправлено коммерческое предложение, выставлен счёт, подписан договор, произведена отгрузка. Этап, который нельзя подтвердить документом или письмом, из воронки убирается. Дальше система запрещает двигать сделку дальше, пока не заполнены обязательные поля, и статистика перестаёт зависеть от аккуратности отдельного сотрудника.
План-факт по каждому сотруднику
Первый отчёт, который руководитель открывает ежедневно, – выполнение плана по менеджерам с начала месяца. Рядом стоят цифры, объясняющие отставание: количество активных сделок, сумма в работе, число звонков и встреч за неделю. Становится видно разницу между «мало продаёт» и «мало работает» – это принципиально разные проблемы с разными решениями. Одному нужна помощь с крупной сделкой, другому – дисциплина и норматив по контактам. Персональный срез обычно включает четыре величины:
- сумму закрытых сделок против личного плана месяца;
- конверсию из обращения в оплату, посчитанную только по его заявкам;
- среднюю длительность сделки в днях;
- количество просроченных задач на текущий момент.
Сравнивать менеджеров корректно только на однородном потоке заявок: если одному достаются входящие с сайта, а другому холодная база, разница в конверсии говорит о канале, а не о человеке.
Воронка в разрезе направлений
Одна общая воронка усредняет всё до бессмысленности. У производителей светотехники, кабеля и стройматериалов оптовая поставка дилеру и разовая продажа монтажнику идут по разным сценариям и с разной конверсией. Система умеет показывать одни и те же показатели по срезам:
- по товарному направлению и складской группе;
- по типу клиента: дилер, подрядчик, конечный заказчик;
- по источнику обращения: сайт, звонок, выставка, рекомендация;
- по сумме сделки, чтобы крупные проекты не тонули в мелких.
После такой разбивки обычно выясняется, что общая конверсия отдела складывается из очень разных чисел, и подтягивать нужно один конкретный сегмент.
Что показывает запись разговора рядом со сделкой
Интеграция телефонии с CRM хранит запись звонка прямо в карточке. Руководителю не нужно слушать всё подряд: он открывает сделки, застрявшие на одном этапе, и за полчаса понимает, где ломается разговор. Отсюда рождаются чек-листы качества и обновлённые скрипты, а премия начинает считаться по фактическим данным, а не по памяти.
Счета, оплаты и зависшая дебиторка
Отдельный блок цифр появляется после обмена с учётной системой: выставленные счета, оплаты, отгрузки и долги подтягиваются в карточку сделки. Менеджер видит, что клиент не оплатил, без похода в бухгалтерию, а руководитель – общую сумму зависших счетов по отделу. Как устроен такой обмен, подробно описано в услуге интеграции с 1С.
Во сколько обходится каждый блок отчётности
Стартовая настройка воронки с обучением – от 55 000 ₽ и пять рабочих дней. Блок отчётов руководителя – от 70 000 ₽ и полторы недели. Контроль качества с чек-листами прослушки и расчётом премии – от 65 000 ₽. Полная автоматизация отдела под ключ – от 190 000 ₽ за три-четыре недели. Заказать автоматизацию отдела продаж можно частями, начав с того показателя, который сейчас болит сильнее всего.
Разбор данных раз в месяц
Мы не оставляем компанию наедине с новой отчётностью. В рамках сопровождения раз в месяц садимся с руководителем, смотрим динамику показателей и правим воронку под изменившийся процесс: добавляем этап, меняем автозадачу, убираем поле, которое никто не заполняет. Живая система меняется вместе с отделом, а замороженная за полгода превращается в электронный журнал.
Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12: разберём ваш процесс продаж, покажем, какие показатели соберутся в первый месяц, и назовём стоимость до начала работ.
