Автоматизация бизнеса в Саранске

Существует устойчивое заблуждение, что учёт по цифрам – привилегия больших компаний, а маленькой достаточно здравого смысла. На практике наоборот. В холдинге ошибку в одном отделе компенсируют остальные, а в компании на пятнадцать человек один провал в обработке заявок бьёт по всей выручке месяца. И заметить его без данных не получится: слишком мало сделок, чтобы разница ощущалась на глаз.

Саранск – город с сильной промышленной специализацией: светотехника, кабельная продукция, вагоностроение, стройматериалы, переработка сельхозпродукции. Компании Саранска почти всегда продают шире Республики Мордовия – в соседние регионы и по стране, участвуют в закупках, работают со спецификациями и отсрочками. Значит, цикл сделки длинный, участников много, а память о договорённостях живёт в переписке.

Почему маленькой компании цифры нужнее

При десяти сделках в месяц потеря двух – это минус двадцать процентов выручки, но по ощущениям «просто месяц такой». При этом ресурсов на разбор нет: тот же человек и продаёт, и считает, и сопровождает отгрузку. Управление по данным здесь экономит не время аналитика, а решения – видно, куда идти чинить, вместо общего чувства, что что-то не так. Начинать можно с малого: базовая воронка и три отчёта.

Данные, которые исчезают, если не записать их сегодня

Часть информации восстанавливается по документам, часть – никогда. Ко второй категории относятся:

• причина, по которой клиент выбрал не вас, – её знает только менеджер и только в день разговора;
• дата и содержание обещания «перезвоним в среду»;
• источник обращения, если он не проставился автоматически;
• время, прошедшее от заявки до первого ответа;
• предыдущие условия по клиенту, который вернулся через год.

Ни один бухгалтерский отчёт этого не содержит. Поэтому первым делом при настройке решают не «какие графики нужны», а «что должно фиксироваться само, без усилий сотрудника».

Воронка поставки за пределы республики

У межрегиональной оптовой поставки этапы отличаются от розничной продажи, и мерить их надо отдельно: запрос и уточнение потребности, техническое согласование или подбор аналога, расчёт с логистикой, коммерческое предложение, согласование у нескольких лиц со стороны заказчика, договор и спецификация, отгрузка, оплата. Восемь шагов – значит, восемь мест, где сделка может остановиться. Конверсия отдельно по каждому переходу показывает узкое место точнее, чем любые совещания: чаще всего это расчёт логистики между Саранском и складом заказчика, который делают вручную и по два дня.

Сколько стоит один день простоя заявки

Показатель, который легко посчитать и трудно игнорировать. Возьмите среднюю сумму сделки, конверсию из обращения в оплату и разницу конверсии между заявками, обработанными в день поступления, и обработанными на третий день. Разница обычно кратная. Умножьте на число заявок в месяц – получится сумма, которую компания теряет на скорости реакции, а не на цене. Именно этот расчёт чаще всего убеждает собственника начать с телефонии и уведомлений, а не с красивых отчётов.

Отказы: считать формулировки, а не настроение

Свободный комментарий в карточке бесполезен для статистики. Работает короткий закрытый список: цена, срок, нет позиции в наличии, взяли у поставщика ближе, закупка перенесена, не наш профиль, не дозвонились. Через два месяца распределение отвечает на вопрос, куда вкладывать усилия. Если четверть проигрышей – «нет позиции в наличии», разговор идёт про складскую матрицу; если «не дозвонились» – про регламент повторных звонков, который стоит ноль рублей.

Один сотрудник – три роли: как мерить загрузку

В небольших компаниях менеджер одновременно продаёт, оформляет документы и разбирается с отгрузкой. Общая цифра «сколько сделок ведёт» здесь мало что даёт. Полезнее считать, сколько задач у него просрочено, сколько сделок стоит без следующего шага и какую долю рабочего времени съедает оформление. Последнее меряется просто: количество документов, которые формируются вручную, против тех, что собираются из карточки по шаблону. Обычно после автоматизации счетов и договоров у продавца высвобождается день в неделю.

Сезон и план-факт: с чем сравнивать месяц

Для компаний, завязанных на переработку сельхозпродукции и строительство, сравнение с прошлым месяцем бессмысленно. Осмысленных сравнений два: с этим же месяцем прошлого года и с собственным прогнозом. Прогноз собирается из конкретных сделок с датой и суммой, поэтому к середине месяца видно, какая часть плана обеспечена переговорами. Если факт стабильно вдвое ниже прогноза, проблема не в рынке, а в критериях перевода сделки на этап «высокая вероятность».

Цена заявки при небольшом рекламном бюджете

Чем меньше бюджет, тем важнее знать отдачу каждого канала – ошибиться нечем. С автоматической разметкой источников появляются две цифры на канал: стоимость обращения и стоимость оплаченной сделки. Практически всегда часть бюджета уходит на запросы, которые дают звонки без покупок, – и по Саранску, и по остальной географии показов. После перераспределения количество заявок иногда падает, а выручка растёт. Настроить это можно вместе с сайтом и контекстной рекламой, если ими занимается одна команда.

Дебиторка и повторные продажи в ежедневной сводке

Две цифры, которые для оптовой компании важнее выручки. Первая – сумма отгрузок с истекшим сроком оплаты, разложенная по контрагентам и дням просрочки; она должна приходить руководителю автоматически, а не всплывать на квартальной сверке. Вторая – доля повторных заказов в выручке месяца. Падение повторных продаж всегда опережает падение общей выручки на два-три месяца, то есть работает как ранний сигнал.

Что настраиваем и сколько это стоит

Экспресс-запуск CRM с базовой воронкой, карточками сделок, правами и обучением – от 60 000 рублей за 5 рабочих дней. Внедрение под ключ с аудитом процессов, роботами, автозадачами, интеграциями и отчётами – от 180 000 рублей и 3–4 недели. Обмен с 1С – от 90 000 рублей, две недели. Телефония с WhatsApp и Telegram – от 35 000 рублей за три дня. Портал с задачами, базой знаний и согласованиями – от 70 000 рублей. Сопровождение – от 15 000 рублей в месяц. Чаще всего платформой служит Битрикс24, его запуск в Саранске разобран в разделе внедрение Битрикс24; лицензия покупается у вендора отдельно.

Частые вопросы

У нас всего два менеджера, это не перебор? Количество людей влияет меньше, чем длина сделки и число согласований. При поставке из Саранска в другой регион, со спецификацией и отсрочкой, потерять договорённость легко и вдвоём, а восстановить переписку трёхмесячной давности невозможно. Для такой команды обычно берут экспресс-запуск: воронка, карточки, телефония и три отчёта – пять рабочих дней и минимальная перестройка привычек. Расширять систему имеет смысл потом, когда появятся вопросы, на которые эти три отчёта не отвечают.

Кто будет вести систему, если в штате нет технического специалиста? Никто из сотрудников не должен её администрировать. После обучения задача пользователя – работать в карточке сделки, всё остальное закрывается сопровождением: правки воронки, новые отчёты, контроль обменов, обновления. В первый месяц после запуска доработки входят в стоимость внедрения, дальше это абонентская услуга. Отдельный человек в штате оправдан только при нескольких воронках, складском учёте и портале на всю компанию.

Что делать с историей сделок, которая лежит в таблицах? Переносить выборочно. Полная миграция многолетних таблиц редко окупается: данные там неполные, дубли не размечены, и на их чистку уходит больше времени, чем на настройку системы. Обычно загружают справочник контрагентов, активные сделки и контакты, а архив оставляют в исходном виде для справки. Так запуск не растягивается, а сравнимая статистика всё равно начинает копиться с первого месяца работы.

Через сколько появится польза от цифр? Показатели скорости – время ответа, просроченные задачи, сделки без следующего шага – работают со второй недели и обычно дают первый эффект без всяких вложений в рекламу. Конверсия по этапам требует накопления порядка сотни сделок, иначе один крупный контракт искажает проценты. Сезонные сравнения станут доступны через год. Поэтому первый квартал смотрят на динамику и аномалии, а не на абсолютные значения.

РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России: сайты, продвижение, чат-боты и CRM делает одна команда, поэтому связка «реклама – заявка – сделка – отгрузка» собирается без посредников. Договор и фиксированная смета до старта. Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12, и мы разберём вашу воронку и назовём срок запуска.